Metadados e indexação documental: o que realmente ajuda na busca

Mais campos não significam necessariamente melhor pesquisa

Escolha dos campos

Metadados devem refletir o que o usuário realmente pesquisa: nome, matrícula, contrato, data, projeto, cliente, fornecedor, tipo documental e outros campos relevantes.

Qualidade antes da quantidade

Indexar muitos campos sem padronização aumenta retrabalho. É melhor manter poucos campos consistentes do que uma base extensa com baixa confiabilidade.

Normalização

Datas, nomes, siglas e identificadores devem seguir padrões definidos. Isso evita duplicidade e melhora filtros.

Validação

Amostragem, conferência automática e validação humana em campos críticos elevam a qualidade final.

Referência oficial

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Entidade: Arquindex · Área: gestão documental, digitalização, OCR, PDF/A, LGPD, DPO, Alfresco ECM, Databook e guarda documental · Atendimento empresarial no Brasil.

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