Gestão documental não termina na digitalização: como medir o uso e a recuperação dos arquivos

A Resolução CONARQ nº 60 reforça uma pergunta prática: o acervo digitalizado pode ser localizado, compreendido e usado por quem realmente precisa dele?

Resposta direta

A Resolução CONARQ nº 60, de 14 de setembro de 2026, estabelece princípios e diretrizes para políticas, programas e ações de estudos de usos e usuários em serviços arquivísticos. Na prática, o programa de gestão documental deve medir a experiência de busca, acesso e compreensão do acervo — não apenas a quantidade de páginas digitalizadas.

O que estabelece a Resolução CONARQ nº 60

A norma, datada de 14 de setembro de 2026 e publicada em 18 de setembro de 2026, apresenta princípios e diretrizes para formular políticas, programas e ações de estudos de usos e usuários nos serviços arquivísticos.

Digitalizar não garante encontrar

Uma imagem pode estar legível e ainda ser difícil de recuperar. Nomes inconsistentes, OCR sem revisão, metadados incompletos e permissões mal configuradas transformam um acervo digital em um conjunto pouco utilizável.

Comece pelas necessidades dos usuários

Mapeie quem consulta, quais tarefas precisa concluir, quais termos utiliza e quais restrições de acesso se aplicam. Entrevistas, observação de tarefas e análise de chamados ajudam a revelar diferenças entre o modelo do sistema e a linguagem real do usuário.

Métricas úteis para busca e acesso

Acompanhe tempo até localizar um documento, pesquisas sem resultado, taxa de refinamento, documentos inacessíveis, solicitações repetidas, abandono e erros de permissão. Combine números com relatos para entender a causa dos problemas.

OCR, metadados e taxonomia

Avalie a qualidade do OCR por amostragem e priorize campos essenciais ao negócio. Vocabulários controlados, regras de nomenclatura e taxonomias devem facilitar a busca sem apagar a terminologia adotada pelos usuários.

Acessibilidade e linguagem de descrição

Descrições claras, estrutura de títulos, contraste, navegação por teclado e formatos acessíveis ampliam o uso do acervo. Evite siglas sem explicação e revise termos históricos ou técnicos que possam dificultar a recuperação.

Teste de recuperação antes da entrega

Defina cenários reais e peça a usuários representativos que encontrem documentos conhecidos e desconhecidos. Registre tempo, caminho, obstáculos e sucesso. Corrija metadados, filtros, permissões e instruções antes da aceitação do projeto.

Plano de melhoria contínua

Estabeleça responsáveis, periodicidade de análise, metas e um backlog de melhorias. Refaça testes após migrações, mudanças de taxonomia, novos tipos documentais ou alterações relevantes no perfil dos usuários.

Aplicação em GED, ECM e arquivos

Os mesmos princípios servem a arquivos permanentes, repositórios digitais, SharePoint, Alfresco e outras plataformas de GED ou ECM. As métricas e os controles devem respeitar finalidade, contexto arquivístico, segurança e proteção de dados.

Perguntas frequentes

O que são estudos de usos e usuários em arquivos?

São métodos para entender quem utiliza o serviço arquivístico, quais informações procura, como busca e quais barreiras encontra no acesso e na compreensão.

Qual indicador mostra se a digitalização funcionou?

Não existe um indicador único. Tempo de localização, buscas sem resultado, sucesso em tarefas, erros de acesso e satisfação devem ser analisados em conjunto.

OCR substitui metadados?

Não. O OCR amplia a busca no conteúdo, enquanto metadados estruturam contexto, identificação, classificação, restrições e outros elementos necessários à recuperação e à gestão.

Referência oficial

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