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Gestão documental · Publicado em 2026-10-12 · Revisado em 2026-10-12

Duplicidades na migração para GED: quando arquivos iguais têm funções diferentes

Comparar conteúdo ajuda a identificar cópias, mas não decide sozinho o que pode ser eliminado.

Diferencie cópia de relação documental

Um mesmo arquivo pode aparecer em conjuntos diferentes porque sustenta processos distintos. Antes de eliminar cópias, identifique a função, a origem e os vínculos. Dois arquivos visualmente parecidos também podem conter revisões, assinaturas ou anexos diferentes.

Use comparação como evidência

Tamanho, nome e resumo criptográfico podem apoiar a comparação, mas precisam ser interpretados no contexto. Nomes iguais não provam igualdade de conteúdo; nomes diferentes não provam diferença. Documente o método usado e preserve uma lista dos candidatos para revisão.

Não misture correção com descarte

Consolidar referências no sistema de destino pode reduzir cópias sem apagar indiscriminadamente documentos na origem. Defina como cada processo continuará apontando para o arquivo correto. A eliminação física ou digital precisa seguir as decisões de retenção e autorização aplicáveis.

Confira metadados e permissões

Arquivos iguais podem trazer índices ou restrições diferentes. Escolher uma cópia sem revisar esses elementos pode remover informação útil ou ampliar acesso. No piloto, teste a pesquisa em todos os contextos em que o documento é utilizado.

Mantenha reconciliação e retorno

Registre arquivos migrados, referências consolidadas, rejeições e itens pendentes. Preserve condições para entender a origem de cada item e retornar quando necessário. A limpeza deve ser rastreável; uma contagem menor de arquivos, isoladamente, não comprova melhoria da gestão documental.

Referência oficial

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