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Gestão documental · Publicado em 2026-10-12 · Revisado em 2026-10-12

Arquivo jurídico: como organizar cliente, processo e tipo de peça

Identificadores claros ajudam a recuperar o documento certo sem abrir todo o acervo do escritório.

Separe os identificadores

Cliente e processo representam objetos diferentes. Um cliente pode ter várias demandas e um processo pode conter documentos produzidos em momentos distintos. Defina identificadores e vínculos que permitam consultar ambos os contextos, sem depender exclusivamente do nome de uma pasta.

Crie tipos documentais úteis

Procuração, petição, decisão, contrato e prova precisam de classificação coerente. Evite categorias tão amplas que não ajudem na busca ou tão específicas que ninguém consiga preenchê-las. Teste os nomes com a equipe e documente os casos que geram dúvida.

Preserve origem e sequência

Registre data, fonte e vínculo com anexos. Uma cópia recebida do cliente não deve ser confundida com uma versão final preparada pela equipe. Ao digitalizar conjuntos, mantenha a relação entre peça principal e documentos anexados.

Aplique acesso por responsabilidade

Equipes diferentes podem atuar em demandas distintas. Teste busca, download e compartilhamento com perfis autorizados. Não coloque informação sensível no título de arquivos visíveis a todos. Solicitações excepcionais devem ter responsável e registro.

Valide pela consulta

Escolha tarefas reais, como localizar uma procuração ou reunir peças de determinada fase. Confira se os resultados estão completos e corretamente vinculados. Um índice que parece organizado em uma planilha pode falhar na rotina; o piloto deve revelar essas diferenças antes de ampliar a operação.

Referência oficial

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