A gestão documental define regras para criar, classificar, acessar, reter e destinar documentos. Um GED controla documentos digitais; um ECM amplia essa gestão para conteúdo, colaboração, processos e integrações. O Alfresco é uma plataforma que pode apoiar esse ambiente, mas o resultado depende da arquitetura documental e da adoção pelas equipes.
Da organização física ao repositório digital
Diagnóstico e inventário
Mapeamento de áreas, séries, volumes, sistemas, responsáveis e necessidades de consulta.
Digitalização e OCR
Captura controlada, PDF pesquisável, indexação e tratamento de exceções para formar uma base utilizável.
GED e ECM
Tipos documentais, metadados, versões, permissões, pesquisa, auditoria e workflows adequados ao processo.
Alfresco
Arquitetura, configuração, migração, treinamento e sustentação para implantação local ou em nuvem.
GED, ECM e Alfresco não são sinônimos
GED descreve a gestão eletrônica de documentos. ECM trata um conjunto mais amplo de conteúdos, processos e integrações corporativas. Alfresco é uma plataforma de gestão de conteúdo que pode implementar parte dessa arquitetura. A escolha precisa considerar volume, segurança, integrações, usuários, pesquisa, retenção, infraestrutura e custo total.
O que um projeto deve definir
- tipos documentais, metadados obrigatórios e padrão de nomes;
- grupos, perfis, permissões e segregação de acesso;
- versão vigente, responsáveis e regras de aprovação;
- OCR, qualidade e critérios de indexação;
- retenção, temporalidade e destinação autorizada;
- migração, homologação, treinamento, backup e continuidade;
- indicadores de busca, recuperação, uso e tratamento de exceções.
Alfresco local ou em nuvem
A decisão depende da infraestrutura, da capacidade de administração, das integrações e dos requisitos de disponibilidade e segurança. Um piloto com documentos reais e perfis diferentes ajuda a validar pesquisa, permissões, visualização, versionamento e fluxos antes da expansão.
Fale com a Arquindex
A Arquindex conecta gestão documental, digitalização, OCR e implantação de GED/ECM para evitar que o novo sistema se transforme em outro depósito de arquivos desorganizados.
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